С 2013 года учет рабочего времени персонала многими предприятиями ведется с использованием собственных бланков. Для их разработки следует опираться на унифицированную форму.
Для составления табелей применяются условные символы. Обязательные обозначения законом не предусмотрены. Имеющаяся кодировка носит лишь рекомендательный характер и может изменяться пользователями.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Поскольку правила заполнения табеля учета рабочего времени в некоторых ситуациях регулируется недостаточно четко, кадровикам и бухгалтерам приходится решать вопросы их отражения в регистре самостоятельно.
Назначение документа
Трудовой кодекс РФ требует от всех работодателей ведения учета времени, отработанного его персоналом. Табелирование обязательно как для предприятий, так и для индивидуальных предпринимателей. За его отсутствие предусмотрена административная ответственность для самого предприятия и ответственных лиц.
Табель – это документ, содержаний сведения об отработанных днях каждым сотрудником, пропусках работы по уважительным и неуважительным причинам. Его можно вести разными способами. Информация о нахождении или отсутствии работников фиксируется ежедневно. Все факты отсутствия, неявок, опозданий обязательно вносятся в табель.
Данные Табеля учета рабочего времени служат основанием для расчета и начисления заработной платы всем сотрудникам компании.
С его помощью контролируется:
- трудовая дисциплина;
- нормативная длительность рабочей недели;
- продолжительность сверхурочных работ;
- труд в выходные дни.
Трудовой кодекс устанавливает пятидневную рабочую неделю с продолжительностью в 40 часов и шестидневную – с продолжительностью в 36 часов. Во время работы данные нормы могут нарушаться. Главное правило – итоговая сумма часов за отчетный период, к примеру, квартал должна соответствовать требуемому размеру.
Табель является основным документом, используемым трудовой инспекцией для проверки. Кроме того, на его основе формируется статистическая отчетность по труду и кадрам для государственных органов.
Кто ответственен за заполнение
В каждой фирме назначается специалист, ответственный за табелирование времени труда работников. Организация учета зависит от специфики и масштабов деятельности компании, . На малых предприятиях, где вся работа ведется в пределах офиса, персонал табелирует кадровый инспектор, бухгалтер или иной уполномоченный специалист.
Отличие форм Т-12 и Т-13
Специально для удобства учета отработанного персоналом времени Госкомстат разработал и утвердил унифицированные формы документов: Т-12 и Т-13. Различаются они между собой предназначением. Первая используется для обычного ручного учета. Вторая необходима предприятиям с автоматической системой. Как правило, устанавливаются специальные турникеты, самостоятельно контролирующие явку работников.
Форма №Т-12 является универсальной. В нее включен дополнительный раздел для отражения информации о производимых расчетах для выплаты заработной платы. В случае ведения расчетов отдельно, он не заполняется.
Образец заполнения формы Т-12:
Расшифровка условных обозначений в табеле учета рабочего времени в 2019 году
На практике зачастую допускаются ошибки при составлении документа. Обычно их причиной становится неправильная расстановка условных кодов. Обозначения в табеле учета рабочего времени могут применяться как буквенные, так и цифровые. Каких-либо инструкций по их выбору нет. Поэтому каждая фирма самостоятельно выбирает вид шифровки в зависимости от удобства для нее.
Во избежание подобных ошибок стоит использовать краткие рекомендации по заполнению документа в 2019 году:
| Цифровые коды | Буквенное обозначение | Расшифровка | Рекомендации по применению |
| 01 | Я | Рабочие часы | Для отметки дневных и вечерних часов можно использовать сведения пропускного пункта. Факт явки работников должен быть подтвержден руководителем структурного подразделения. |
| 02 | Н | Ночная работа | Проставляется на основе сведений службы пропуска или охранного пункта. Явку на работу подтверждает непосредственный руководитель. |
| 03 | РВ | Праздничные дни | |
| 04 | С | Сверхурочный труд | Издается приказ на имя начальника в отношении потребности в сверхнормативной работе и его согласии с данных фактом. Документ подписывается работником и подтверждается службой пропуска. |
| 06 | К | Командировочные выезды | Издается приказ о потребности в командировании. Документ подписывает выезжающий специалист. В некоторых случаях необходимо оформление удостоверения и специального задания для выполнения служебных дел. По возвращении подготавливается отчетность о проделанной работе. |
| 09 | ОТ | Ежегодные основные отпуска | Кадровик издает приказ и знакомит с ним отпускника под роспись. |
| 10 | ОД | Дополнительный оплачиваемый отдых | Отпуск гарантирован трудовым кодексом, локальными актами или соглашениями. С изданным приказом отпускник знакомится под роспись. |
| 11 | У | Учебный отпуск с сохранением зарплаты | Дается для повышения сотрудником своей квалификации с пропуском работы во время учебы. Основанием является приказ руководителя, направление на дополнительное обучение и т.д. |
| 12 | УВ | Укороченное время труда | Используется сотрудниками, совмещающими работу с учебой без отрыва от производственных функций. Допускается частичное сохранение заработка. |
| 13 | УД | Отпуск для учебы без сохранения зарплаты | Работником подается заявка на отпуск, на основе которой издается приказ, подписываемый в дальнейшем сотрудником. |
| 14 | Р | Отпуск в связи с беременностью и родами. | |
| 15 | ОЖ | Отпуск для ухода за ребенком (оплачиваемый частично). | |
| 16 | ДО | Отдых без сохранения зарплаты по разрешению работодателя (отгул). | |
| 17 | ОЗ | Отпуск, который не подлежит оплате. | |
| 19 | Б | Временная нетрудоспособность (оплачиваемая) | За исключением ситуаций, отмечаемых шифром «Т». Отмечается болезнь работника, присмотр за больным родственником, карантин. В любой ситуации необходим больничный листок, выдаваемый врачом. |
| 20 | Т | Неоплачиваемая нетрудоспособность | При бытовой травме, присмотре за больным родственником и т.п. |
| 21 | ЛЧ | Сокращенное время труда | Оформляются приказом начальника. |
| 23 | Г | Пропуски с сохранением зарплаты. | |
| 24 | ПР | Пропуски дольше 4-х часов | Пропущенное время должно быть непрерывным, т.е. отсутствие на работе все 4 часа подряд. Сюда относятся псевдозабастовки, административный арест и т.д. Проставление делается по докладным запискам руководителей подразделений, объяснительных работников, актов специальных комиссий и т.п. |
| 25 | НС | Неполный рабочий день инициированный работодателем | Указываются на основе приказов, выписок из контрактов и т.д. |
| 26 | В | Выходные | Учет официальных выходных дней, определенных законодательством. |
| 29 | ЗБ | Дни забастовок | Отмечаются на основании документов, свидетельствующих о законности осуществляемых действий. |
| 30 | НН | Пропуски без уважительных причин | Без документов, объясняющих уважительные причины отсутствия на работе. |
| 31 | РП | Простои без виновности работника | Проставляются на основе приказа руководства предприятия. |
| 32 | НП |
Как видно, обозначения в табеле учета рабочего времени имеют важное значение. Законодательных требований к шифровке нет, поэтому она может меняться в зависимости от потребностей организации и удобства табелирования. Можно придумывать собственные условные коды. Главное, чтобы верным был учет и его итоговые показатели.
Выходные дни в командировках
В отношении кодирования выходных дней во время командирования сотрудников имеются разные точки зрения. Одни кадровики утверждают, что обозначать нужно общим для такой работы кодом «К» (командировка). Другие склонны к шифру «В» (выходной).
Обе точки зрения имеют разумное обоснование и законодательную аргументацию. Поскольку единого подхода нет, для отметки выходных дней в командировке исходить следует из собственной практики и предпочтений.
Больничный
Если сотрудник находится на больничном, он считается временно нетрудоспособным. Поэтому в табеле учета пропущенное время отмечается кодом «Б». При этом разницы в рабочих и выходных днях нет.
Аналогичным образом регистрируются , по уходу за грудным ребенком, неоплачиваемый отдых.
Отпуск
Для обозначения выходных праздничных дней во время ежегодного основного и дополнительного оплачиваемого отпуска (ОТ и ОД) применяется буквенный символ «В», означающий выходной день и нерабочий праздничный день. Основанием такого правила являются нормы ТК РФ. Согласно статьи 120 нерабочие праздничные дни во время оплачиваемых отпусков не включаются в число календарных дней отдыха.
Порядок заполнения бланка
Новая форма табеля (0504421) представляет собой таблицу, состоящую из заголовочной, содержательной и оформляющей частей. В первой части указывается вид документа, номер корректировки и дата составления.
Работа по заполнению содержательной части табеля учета кропотливая. Выполнять ее нужно с особым вниманием. Для удобства можно применять метод сплошной регистрации явочного и неявочного времени.
Каждая графа заполняется соответствующим кодом. Одни символы применяются для отметки присутствия специалистов на работе и другие для их отсутствия. По всем пропускам необходимо отразить, какие были причины. Важно указание количества часов пребывания на рабочих местах.
Информация в табеле выглядит следующим образом: выходной день отмечается буквой «В», под которой указывается «О», рабочий – «Я» с количеством часов, к примеру, «6».
Причины неявки на работу отмечаются аналогично выходным дням. Причем это могут быть как служебные командировки, так и прогулы по невыясненным причинам. Если произошло увольнение сотрудника в середине месяца, то все последующие графы по нему до окончания периода заполняются прочерками.
Такая регистрация значительно упрощает процедуру расчета, поскольку все нужные для него цифры систематизированы и наглядно показаны. Это позволяет избегать путаницы и допуска ошибок, что особенно важно для специалистов с небольшим стажем.
Возможно применение метода регистрации отклонений. Его удобно использовать в случае одинаковой продолжительности рабочего дня во всем отчетном периоде. В такой ситуации отражаются лишь нестандартные явления, т.е. командировочные выезды, сверхурочный труд, неявки и т.п. Этот метод занимает значительно меньше времени на заполнение бланка.
В табеле информация выглядит так: верхняя строка отражает данные об отсутствии специалиста на работе – Б, ПР, НН, ОТ, К, В и т.д. В нижней строке ничего не проставляется. Далее при расчете остается лишь подсчитать количество заполненных клеток и умножить их на число часов рабочего дня.
Такой способ наиболее удобен для опытных бухгалтеров и кадровиков. Эффективен он и в небольших фирмах с малой штатной численностью.
В оформляющую часть бланка добавлены новые поля для отметки бухгалтера о принятии документа, а также подписи ответственного исполнителя и ее расшифровки.
Кроме традиционной бумажной формы ведения табеля сегодня применяются электронные версии. Желательно, чтобы регистры дублировались, т.е. применялись оба варианта. Так риск утраты будет минимален, а достоверность сведений – максимальна.
Наиболее простой способ электронного ведения табеля – офисные программы. Лучше всего для этого подходит Exce, позволяющий создавать таблицы любого вида и размера. Возможность задания формул упрощает процесс расчета как промежуточных, так и результирующих показателей.
Т-12 табель учета рабочего времени - бланк, утвержденный Госкомстатом и представляющий собой один из вариантов регистра для учета рабочих часов. Где скачать бланк табеля учета рабочего времени и какова специфика его практического применения, расскажем в статье.
Что представляет собой форма Т-12 (табель учета рабочего времени)
На основе формы Т-12, введенной в практику документооборота Госкомстатом в постановлении от 05.01.2004 № 1, формируется табель, который предназначен для использования в целях:
- ведения учета посещений сотрудниками своего места работы в соответствии с установленным графиком;
- определения показателей для расчета зарплаты сотрудников;
- формирования тех или иных статистических данных о персонале (например, направляемых в Росстат или исследовательским агентствам).
Следует отметить, что рассматриваемая форма подлежит заполнению вручную (на ПК с помощью Word или аналогичной программы либо в распечатанном виде шариковой ручкой). А табель, предназначенный для заполнения в автоматическом режиме при задействовании систем контроля доступа, составляется на основе другой формы Госкомстата — Т-13. Выбранная форма табеля учета рабочего времени 2017 года должна быть указана в учетной политике.
О том, что представляет собой форма Т-13, читайте в статье «Унифицированная форма № Т-13 - бланк и образец» .
Когда предполагается использование табеля учета рабочего времени формы 0504421 по ОКУД
Соответствующая номеру ОКУД 0504421 форма табеля учета рабочего времени (Т-12 имеет очень схожее с ней наименование, поэтому иногда может возникать путаница при применении того или иного документа) была введена в деловой оборот Минфином РФ, издавшим приказ от 30.03.2015 № 52н. Этот документ задействуется в тех же целях, что и Т-12, но подлежит применению в госструктурах.
Соответствующий форме 0504421 табель учета использования рабочего времени имеет также и довольно схожую структуру с формой Т-12. Поэтому для сотрудника HR-отдела, как правило, не составляет никаких проблем адаптироваться к документу, утвержденному Минфином, если он привык пользоваться формой от Госкомстата, и наоборот.
Разрешено ли в частных фирмах использование табеля учета рабочего времени ф. 0504421
Использование табеля по форме 0504421 не запрещено для частных компаний. Дело в том, что с 01.01.2013 года фирмам, которым закон прямо не предписывает задействовать конкретные унифицированные формы первичных источников, разрешено использовать любые другие. Поэтому частная компания вправе задействовать в целях мониторинга времени нахождения на работе наемных сотрудников табель учета рабочего времени на бланке формы Т-12, так и формы 0504421 или же иной бланк, разработанный самостоятельно. Так или иначе, подобный документ должен быть у компании — в силу того, что в соответствии с положениями ст. 91 ТК РФ каждый работодатель должен осуществлять мониторинг времени нахождения на работе нанимаемых сотрудников.
Подробнее о заполнении формы Т-12 читайте в материале «Унифицированная форма № Т-12 - бланк и образец» .
Где бланк формы Т-12 доступен для загрузки
Скачать табель учета рабочего времени - бланк простой формы Т-12 - вы можете на нашем портале.
Табель учета рабочего времени, форма 0504421 (бланк скачать)
Бланк табеля учета рабочего времени формы 0504421 тоже доступен для скачивания на нашем сайте.
Как обозначаются отпуска в табеле учета рабочего времени?
Унифицированные бланки для ведения табеля учета посещений работников на российских предприятиях Т-12 и Т-13 предполагают отражение сведений об отпусках с помощью кодов, приведенных на титульном листе формы Т-12.
Данные коды представлены в двух разновидностях: буквенной и цифровой. Применение тех и других равнозначно. Более того, в локальном нормативе организации может быть закреплен и некий смешанный вариант применения либо предполагающий использование совершенно других кодов. Работодатель также вправе самостоятельно разработать и применять бланк табеля с условными обозначениями в нем.
Посмотрим, какие обозначения применяются к отпускам.
Отпуск основной и дополнительный
Когда работник уходит в обычный оплачиваемый отпуск, а в фирме применяется форма Т-12 или Т-13, в таблице учета, которая приведена в табеле, фиксируется буквенный код ОТ или цифровой код 09 за каждый день отпуска работника.
Если отдых дополнительный, то проставляется другой код: ОД (10).
Учебный и отпуск без сохранения заработной платы (административный отпуск)
В положениях ст. 128 ТК РФ отпуск за счет работника делится на 2 вида:
- предоставляемый работодателем добровольно по просьбе сотрудника — в этом случае в табеле отражается код ДО (16);
- обязательно предоставляемый работодателем по запросу работника — используется код ОЗ (17).
Учебный отпуск также по трудовому законодательству имеет 2 разновидности (ст. 173 ТК РФ):
- отпуск для учебы с сохранением заработка — отражается с применением кода У (11);
- неоплачиваемый отпуск для сдачи вступительных экзаменов, сессии, госэкзаменов — фиксируется в табеле с применением кода УД (13).
Узнать больше о законодательном регулировании предоставления учебного отпуска вы можете в статье «Учебный отпуск по статье 173 Трудового кодекса (нюансы)» .
Декретный отпуск и отпуск по уходу за ребенком
Декретный отпуск, предоставляемый в соответствии со ст. 255 ТК РФ, отражается в табеле с применением кода Р (14). Отпуск по уходу за ребенком, предоставляемый по ст. 256 ТК РФ, фиксируется с помощью кода ОЖ (15).
Возможен сценарий, при котором сотрудница, находящаяся в отпуске по уходу за ребенком, будет работать неполный рабочий день. Если это так, то при учете ее посещений в табеле будет применяться «двойной» код Я (01) и ОЖ (15). Эти коды можно указать в одной ячейке табеля, используя символ «/» (например, Я/ОЖ или 01/15), или добавить в бланк табеля дополнительную строку.
Теоретически кодов в одной ячейке может быть и три. Например, если сотрудница согласилась поехать в командировку и отработала там выходной день. В этом случае в таблице будет записано: К/РВ/ОЖ (06/03/15).
Что ставить в табеле, если отпуск приходится на праздничный день
В соответствии со ст. 120 ТК РФ нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного основного или ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются и не учитываются.
Также исключаются из отпуска праздники, установленные региональным законодательством (см. постановление Президиума ВС суда РФ от 21.12.2011 № 20-ПВ11).
Отсюда следует, что приходящиеся на отпуск праздники в табеле нужно обозначать кодом «В» или 26.
А если хотите, можно установить для этого собственный код. На это указал Минтруд в письме от 27.04.2017 № 14-2/В-370.
Итоги
Российским законодателем введены в оборот формы мониторинга присутствия на работе сотрудников, адаптированные для работодателей любых форм (в т. ч. фирм — как частных, так и государственных). Работодатели, не относящиеся к госструктурам, вправе задействовать любые формы соответствующих учетных документов. Однако форма Т-12 продолжает оставаться одной из самых удобных.
Суммированный учет рабочего времени у работников. Как отразить в табеле учета рабочего времени работу по графику в праздничные дни, буквой Я или РВ?
по общему правилу, работу в праздничный день нужно отразить в табеле кодом РВ или 03, а в нижних строках указать продолжительность работы в такой день. Вместе с тем, оплата работы в праздник будет разной, в зависимости от того, привлекается сотрудник к работе в праздник в пределах нормы или сверх нормы рабочего времени. Следовательно, для удобства соотнесения соответствующего вида учета рабочего времени с видом оплаты в коде "РВ" ("03") целесообразнее предусмотреть подкоды.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1.Статья : ТАБЕЛЬ УЧЕТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ
ТАБЕЛЬ И УЧЕТ ОСОБЕННЫХ ПЕРИОДОВВРЕМЕНИ
Выходные и праздничные дни
Выходные в рабочем периоде . В течение периода работы выходные и праздничные дни, в которые работник фактически отдыхал, обозначают кодом В или 26. При этом нижние ячейки (часы) не заполняют.
Работа в праздник . Работу в выходной или праздничный день нужно отразить кодом РВ или 03, а в нижних строках указать продолжительность работы в такой день.* Работу в праздник нужно оплатить не менее чем в двойном размере (ч. 1 ст. 153 ТК РФ).
Если же за работу в выходной сотрудник берет отгул (ч. 3 ст. 153 ТК РФ), то данный день в табеле обозначается кодом НВ или 28, а нижняя строка остается незаполненной. В этом случае работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит (ч. 3 ст. 153 ТК РФ).
Если выходной переносится на рабочий день . В этом случае продолжительность работы в бывший выходной должна соответствовать продолжительности рабочего дня, на который перенесен выходной день. Это предусмотрено пунктом 1 Порядка исчисления нормы рабочеговремени на определенные календарные периоды времени (месяц, квартал, год) в зависимости от установленной продолжительности рабочего временив неделю, утвержден приказом Минздравсоцразви-тия России от 13.08.2009 № 588н.
Работа накануне праздничного дня . Продолжительность рабочего дняили смены перед государственными праздниками уменьшается на один час (ч. 1 ст. 95 ТК РФ). Если это правило не соблюдается, такая работа будет считаться сверхурочной (ч. 2 ст. 95 ТК РФ). Чтобы зафиксировать факт переработки, в табель напротив фамилии сотрудника можно добавить позицию и проставить в ней код С или 04, а ниже - время, отработанное сверх установленной нормы (например, один час).
Буквенные и цифровые обозначения, используемые в табеле, приведены в таблице ниже.
Таблица.
|
Виды учитываемого времени |
Коды |
||
|
Продолжительность работы в дневное время |
|||
|
Продолжительность работы в ночное время |
|||
|
Продолжительность работы в выходные и нерабочие праздничные дни |
|||
|
Продолжительность сверхурочной работы |
|||
|
Продолжительность работы вахтовым методом |
|||
|
Служебная командировка |
|||
|
Повышение квалификации с отрывом от работы |
|||
|
Повышение квалификации с отрывом от работы в другой местности |
|||
|
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск |
|||
|
Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск |
|||
|
Дополнительный отпуск в связи с обучением с сохранением среднего заработка работникам, совмещающим работу с обучением |
|||
|
Сокращенная продолжительность рабочего времени для обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением заработной платы |
|||
|
Дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения заработной платы |
|||
|
Отпуск по беременности и родам (отпуск в связи с усыновлением новорожденного ребенка) |
|||
|
Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет |
|||
|
Отпуск без сохранения заработной платы, предоставляемый работнику по разрешению работодателя |
|||
|
Отпуск без сохранения заработной платы при условиях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации |
|||
|
Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы |
|||
|
Временная нетрудоспособность (кроме случаев, предусмотренных кодом Т) с назначением пособия согласно законодательству |
|||
|
Временная нетрудоспособность без назначения пособия в случаях, предусмотренных законодательством |
|||
|
Сокращенная продолжительность рабочего времени против нормальной продолжительности рабочего дня в случаях, предусмотренных законодательством |
|||
|
Время вынужденного прогула в случае признания увольнения, перевода на другую работу или отстранения от работы незаконными с восстановлением на прежней работе |
|||
|
Невыходы на время исполнения государственных или общественных обязанностей согласно законодательству |
|||
|
Прогулы (отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течениевремени, установленного законодательством) |
|||
|
Продолжительность работы в режиме неполного рабочего времени по инициативе работодателя в случаях, предусмотренных законодательством |
|||
|
Выходные дни (еженедельный отпуск) и нерабочие праздничные дни |
|||
|
Дополнительные выходные дни (оплачиваемые) |
|||
|
Дополнительные выходные дни (без сохранения заработной платы) |
|||
|
Забастовка (при условиях и в порядке, предусмотренных законом) |
|||
|
Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств) |
|||
|
Время простоя по вине работодателя |
|||
|
Время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника |
|||
|
Время простоя по вине работника |
|||
|
Отстранение от работы (недопущение к работе) с оплатой (пособием) в соответствии с законодательством |
|||
|
Отстранение от работы (недопущение к работе) по причинам, предусмотренным законодательством, без начисления заработной платы |
|||
|
Время приостановки работы в случае задержки заработной платы |
|||
2.Ситуация: Как оплачивать работу в праздничные дни сотруднику, работающему по сменному графику. Сотруднику установлен оклад
Ответ на этот вопрос зависит от того, как осуществлялась работа в праздничные дни:
- в пределах нормальной продолжительности рабочего времени;
- сверх нормальной продолжительности рабочего времени.
Если трудовым договором установлен режим рабочего времени, предусматривающий работу в нерабочие праздничные дни (например, сменный график работы) и работа производилась в пределах нормы рабочего времени, то в этом случае время, отработанное в праздничные дни, оплачивайте не менее одинарной дневной или часовой ставки сверх оклада (т. е. не менее чем в двойном размере).*
Если работа в праздничные дни производилась сверх нормы рабочего времени, то оплата труда сотрудника должна составить не менее двойной дневной или часовой ставки сверх оклада (т. е. не менее чем в тройном размере).
Конкретные размеры оплаты за работу в праздничные дни могут быть установлены в коллективном договоре или в локальном нормативном документе организации, например в Положении об оплате труда.
Кроме того, вместо повышенной оплаты за работу в праздничный день по желанию сотрудника ему может быть предоставлен другой день отдыха, например в этом же месяце. В таком случае работа в праздничный день считается осуществленной в пределах нормальной продолжительности рабочего времени. Работу за этот день оплачивайте в общем порядке: в одинарном размере. День отдыха дополнительно не оплачивайте.
Такой порядок установлен статьей 153 Трудового кодекса РФ.
Нина Ковязина,
заместитель директора департамента образования и
кадровых ресурсов Минздрава России
С уважением,
Чекалова Наталья, эксперт БСС «Системы Главбух».
Ответ утвержден Сергеем Гранаткиным, ведущим экспертом БСС «Система Главбух»
Табель учёта рабочего времени предназначен для внесения сведений о фактически отработанном сотрудниками организаций времени. Надо сказать, что бланк табельного учета не является строго обязательным – в принципе, он может быть произвольным, то есть каждое предприятие вольно применять собственный табельный бланк при возникновении такой необходимости. Однако форма разработана и рекомендована к применению Госкомстатом РФ и является предпочтительной.
ФАЙЛЫ
Кто заполняет табель учета рабочего времени
Бланк заполняется либо работником отдела кадров, либо руководителем структурного подразделения, либо специально нанятым для этой функции табельщиком. На основе внесенных в него сведений, специалисты отдела бухгалтерии начисляют сотрудникам организации заработную плату и прочие выплаты. По сути дела, табель учета рабочего времени является одним из важнейших учетных документов. И если небольшие компании вполне могут без него обойтись, то крупные предприятия в обязательном порядке ведут такой табельный учет.
В зависимости от принятой на предприятии системы кадрового учета, табель может формироваться либо один на всех работников организации, либо в каждом подразделении вестись отдельно.
Табель – документ регулярный, то есть каждый месяц нужно составлять новый экземпляр, поэтому порядковый номер табеля будет равнозначен порядковому номеру того месяца, в котором он был создан. Период составления табеля охватывает все дни месяца.
Заполнять табель можно как в электронном, так и в письменном виде. Однако после внесения всей необходимой информации его все равно придется распечатать для подписей ответственных лиц.
Форма Т-13. Особенности формы
Начнём с формы Т-13, которая используется для ведения табеля учёта рабочего времени сейчас куда чаще.
Унифицированная форма Т-13 или электронный табель учета рабочего времени хорошо знакома работникам отдела кадров. Это не единственный, но, определенно, самый стандартный способ учитывать проработанные часы. Если вы ведете учет вручную, следует использовать форму Т-12.
Табель учета рабочего времени — привычный инструмент для отслеживания посещаемости сотрудников. Форма Т-13 позволяет фиксировать в деталях причины неявки на работу, включая отпуски студентов на время сессии, повышение квалификации и несколько типов отпуска по нетрудоспособности. Срок, за который заполняется документ, может быть менее 31 дня.
Заполненная Т-13 является основанием для начисления зарплаты.
Формат заполнения табеля рабочего времени в Т-13
В отличие от произвольных таблиц схожего содержания, Т-13 содержит данные о предприятии, включая форму собственности и ОКПО. Номер документа проставляется в соответствии с внутренними требованиями к ведению табелей.
В верхней части также указано название отдела. Нужно помнить, что руководителю этого отдела (даже если заполнять табель — не входит в его или ее обязанности) следует расписаться на заполненной форме.
Порядок сотрудников определяется решением ответственного лица. Чаще всего встречается сортировка по алфавиту, как в нашем примере, но возможен вариант расстановки по табельному номеру (графа 3).
В графе 4 ставим отметки по дням:
Я
— (явка) рабочий день,
В
— выходной,
ОТ
— отпуск,
РП
— явка в выходной день (отработка),
К
— командировка,
ПК
— повышение квалификации,
У
— учебный отпуск с вызовом из образовательного учреждения,
Б
— больничный с больничным листом,
Т
— неоплачиваемый больничный без больничного листа.
Под отметкой Я ставим количество отработанных в этот день часов. В графе 5 суммируем количество Я в строке и количество часов. Получаем 4 значения для 2 половин месяца. В графе 6 суммируем значения и получаем итоговую цифру по работе за месяц.
Количество часов для В, ОТ, К, Б и других случаев в четвертой графе не указывается. Для этого существуют столбцы 10-13.
Учет больничных, отпусков или неявки по другим причинам
Коды обозначений могут быть другими (например, числовыми). Законодательно конкретный формат заполнения не предписан.
Обозначение Х показывает, что мы не учитываем этот день: для удобства месяц разбит на две строки с неравными значениями. Для месяцев, в которых 30 дней (к примеру, ноябрь, колонка будет выглядеть так (для удобства “несуществующее” 31-е число выделено красным):
Т-13 для ноября
По аналогии заполняется Т-13 для посещений в феврале.
В графах 7-9 указывается код оплаты, количество дней и тип начислений. В нашем примере используются коды:
- 2000 — обычный рабочий день,
- 2300 — больничный (пособие по нетрудоспособности),
- 2012 — отпуск.
Альтернативное решение
Некоторые предприятия утверждают слегка упрощенный вариант табеля без детализации причины пропусков. В графе 4 указываются только 2 кода:
- Я — рабочий день,
- Н — неотработанный день.
Этот способ может быть неудобен тем, что не фиксирует больничные.
Частные случаи
- Как заполнять Т-13 для сотрудников, участвующих в конференциях и других учебных мероприятиях?
- Может ли код Я иметь значение более 8 часов?
- В чем различие табелей Т-12 и Т-13?
Зависит от позиции предприятия. Эти дни могут быть засчитаны как рабочие (Я), а могут — как повышение квалификации (ПК). Ставка оплаты также может различаться.
Да. Может, если есть специальное распоряжение о продленном рабочем дне. Сверхурочные часы можно помечать обозначением С.
Первый — форма для ведения посещаемости, заполняемая вручную. Вторая — электронным способом. Многие бухгалтерии сегодня перешли на Т-13, поскольку ее можно автоматически собрать с помощью специальной программы.
Форма Т-12
В первую очередь, как и в любом другом документе кадрового учета, в табель сначала нужно внести реквизиты организации: ее полное наименование с указанием кода ОКПО (нужно взять из регистрирующих документов), организационно-правового статуса (ИП, ООО, ЗАО, ОАО), а также структурного подразделения (отдела), по которому ведется данный табель (если это необходимо).
Затем нужно вписать в соответствующую графу номер документа по внутреннему документообороту, а также указать отчетный период, который учитывает данный табель.
Цифровые и буквенные коды в табеле учёта рабочего времени
Эта часть табеля включает в себя используемые для заполнения необходимых сведений по работникам буквенные и числовые шифры, а также их расшифровку. Их необходимо вписывать в основной части табеля для того, чтобы коротко и понятно отражать количество фактически проведенного тем или иным сотрудников времени на рабочем месте, а также причины его неявки на работу. В случае, если у специалистов кадрового отдела появляется потребность внесения каких-то дополнительных кодов в данную форму табеля, их можно разработать самостоятельно и вписать в данную таблицу.
Учёт рабочего времени в Т-12
Этот раздел в табеле является основным – именно в нем и ведется учет рабочего времени. Для начала необходимо вписать в первый столбик этого раздела порядковый номер сотрудника, затем, во второй — его ФИО (желательно имя и отчество полностью, чтобы не возникало путаницы и ошибок). В третью графу нужно вставить табельный номер работника, присвоенный ему при трудоустройстве (он индивидуален и никогда не повторяется).
Для каждого сотрудника в табеле отведено две строки – в них вписываются зашифрованные сведения о присутствии или отсутствии на рабочем месте в каждый календарный день месяца. Кроме этого, тут же необходимо указывать причину неявки на рабочее место, если таковая была установлена.
В верхней строке напротив ФИО сотрудника указывается причина, а в нижней – количество реально отработанных часов, причем, если сотрудник на рабочем месте не появлялся, нижнюю ячейку можно оставлять пустой.
Следующий этап – подсчитывание общего количества реально отработанных часов и дней за двухнедельные периоды, а в конце таблицы – результат подсчетов за месяц.
При этом следует внимательно отслеживать, чтобы полное количество календарных дней в месяце совпадало с указанной по каждому работнику суммой рабочих, выходных и праздничных дней.
Следует сказать, что иногда ответственные за заполнение табеля лица, вносят в него только те сведения, которые касаются дней, когда сотрудник отсутствовал на рабочем месте. Однако, такой вариант может повлечь кадровые и бухгалтерские ошибки, поэтому пользоваться им не целесообразно.
Дата и подписи ответственных лиц
После того, как табель учета рабочего времени заполнен, сотрудник, ответственный за него, должен указать свою должность, а также проставить в соответствующих ячейках подпись с обязательно расшифровкой. Утвердить табель должен и руководитель структурного подразделения или директор предприятия – тоже с указанием должности и подписью с расшифровкой. Последнее, что нужно поставить – это дату заполнения табеля.
Коды в табеле учета рабочего времени Т-13 - это буквенные обозначения причин нахождения или отсутствия сотрудника на рабочем месте в каждый из дней месяца. Читайте далее о том, как их корректно использовать.
Если заработок сотрудников организации зависит от продолжительности отработанного периода, ее нужно фиксировать. Более того, статья 91 Трудового кодекса предписывает работодателю вести учет по каждому трудящемуся. Для этого существует специальный табель: обозначения 2019 мы и будем расшифровывать в этой статье.
Как выглядит документ
А сейчас нас интересует расшифровка табеля учета рабочего времени 2019. Как видим, в ячейке, соответствующей каждому дню месяца, проставляют некие буквы. Выясним, что они значат.
Буквенные обозначения учета рабочего времени
Обратимся к упомянутому Постановлению. В нем приводится не только сама форма, но и рекомендации по ее заполнению, включая коды табеля учета рабочего времени 2019. Рассмотрим их по графам.
В графе 4 необходимо пояснить, присутствовал ли сотрудник на месте в тот или иной день.
Здесь возможны такие варианты:
- Я (01) — явился и трудился в дневное время;
- Н (02) — работал в ночное время;
- РВ (03) — вышел в праздник или выходной;
- С (04) — трудился сверхурочно.
Если сотрудника на месте не было, то коды расскажут, по какой причине. Мы рассмотрим наиболее часто встречающиеся.
- К (06) — был в командировке;
- ПК (07) или ПМ (08) — повышал квалификацию;
- ОТ (09) или ОД (10) — был в отпуске (основном или дополнительном);
- У (11) или УВ (12) — был в учебном отпуске;
- Б (19) или Т (20) — болел.
В упомянутом документе их больше:
Как обозначать декретный отпуск
Нередко вопросы вызывает кодификация отсутствия по причине декрета. Первую его часть отмечают буквой Р в табеле: расшифровка — по беременности и родам. Но редко какая женщина выходит на работу, едва выписавшись из роддома. Но дальнейшее ее отсутствие имеет уже несколько иное основание. Поэтому используют аббревиатуру ОЖ: расшифровка — по уходу за ребенком до полутора лет.
Форма рассчитана на 31 день. Для месяца, где 30 или 28 дней, отсутствующие дни необходимо отметить крестиком.
Другие коды для табеля учета рабочего времени 2019
В графах 5 и 6 подсчитывают суммы отработанных часов — здесь никаких условных знаков нет. А вот графа 7 содержит коды оплаты.
Они аналогичны тем, что используют в справке 2-НДФЛ. Найти их можно в Приказе Минфина от 10.09.2015 г. №ММВ-7-11/387@ .
Обозначение в Т-13 охватывает следующие виды доходов:
- 2000 — основной отработанный период;
- 2012 — оплата отпуска;
- 2300 — больничное пособие.
Тут стоит пояснить. Нередко возникает вопрос: как в табеле обозначается отпуск без сохранения заработной платы? Очевидно, что графа 7 будет пустой. Если з/п не выплачивают, то и отражать в ней нечего.
А буквенное обозначение в табеле учета рабочего времени — ДО (16) или ОЗ (17), в зависимости от основания предоставления отпуска.
В графы 10 и 12 заносят коды неявки, а в 11 и 13 — суммируют пропущенные часы или дни.
