1.1. Настоящее Положение вводится с целью систематизации процесса сбора и обработки информации о затратах рабочего времени сотрудниками предприятия.
1.2. Для ведения табельного учета рабочего времени в подразделениях предприятия приказом директора назначаются ответственные лица из числа сотрудников этих подразделений.
1.3. В должностные обязанности работников, ответственных за табельный учет, вводятся функции: контроль фактического времени пребывания сотрудников подразделения на работе и ведение табельного учета с ответственностью за правильное отражение в табеле рабочего времени сотрудников и своевременность представления табеля на расчет.
1.4. Для исполнения обязанностей работник, ответственный за табельный учет:
1.4.1. ведет учет штатного состава сотрудников подразделения;
1.4.2. на основании документов (приказов по личному составу и общим вопросам) вносит в список изменения, связанные с приемом, увольнением, перемещением, изменением графика работы, разрядов, предоставлением отпусков и т. д.;
1.4.3. осуществляет контроль своевременности явки на работу и ухода с работы, нахождения на рабочем месте сотрудников с извещением руководителя подразделения о неявках, опозданиях, преждевременных уходах и причинах, их вызвавших;
1.4.4. контролирует своевременность предоставления и правильность оформления документов, подтверждающих право сотрудников на отсутствие на рабочем месте: листков о временной нетрудоспособности, справок по уходу за больными, подписанных руководителем увольнительных и других;
1.4.5. готовит списки сотрудников для издания приказов о работе в выходные и нерабочие праздничные дни.
1.5. В случае невозможности временно исполнять обязанности по ведению табельного учета назначенным сотрудником, руководитель подразделения своим распоряжением на этот период назначает ответственного исполнителя и ставит в известность Департамент по управлению персоналом и режиму.
1.6. Все сотрудники, в обязанности которых вменено ведение табельного учета, в обязательном порядке знакомятся с настоящим Положением под роспись.
2. Определения
2.1. Работники категории А – работники, которым по роду работы необходимо чаще одного раза в день выезжать за пределы предприятия. Работники категории А имеют право свободного выхода (входа) за пределы предприятия в рабочее время. Перечень должностей, относящихся к категории А, определяется Приложением 1 к настоящему Положению (разрабатывается Департаментом по управлению персоналом и режиму и утверждается директором предприятия по согласованию с Советом директоров).
2.2. Работники категории Б – работники, которые имеют право покинуть территорию предприятия в течение рабочей смены, только предоставив оправдательные документы (увольнительную, повестку, подписанное руководителем заявление и т.д.). Заявления работников на предоставление административного отпуска, увольнительные визируются руководителями департаментов, цехов, служб.
2.3. Журнал учета отсутствующих работников – документ, отражающий фамилию, имя, отчество работника, его должность, подразделение, принадлежность к ООО, дату, текущее (с ___ до ___) и общее (в часах) время, причину отсутствия на рабочем месте. Персональные сведения о работнике, а также дата и время отсутствия работника фиксируются сотрудниками службы охраны на проходной. Ежемесячно сведения из журнала проверяются работниками подразделений, ответственными за табельный учет, которые проверяют данные из журнала с имеющимися документами и, при необходимости, выясняют истинные причины отсутствия работников на рабочем месте. В случае непредставления в установленном порядке подтверждающих документов причиной отсутствия считается самовольный уход с рабочего места (опоздание – в начале смены). Если работник отсутствовал более 4 часов подряд, и документы, подтверждающие его право на отсутствие, в установленном порядке не предоставлены, работнику проставляется прогул и рабочий день оплате не подлежит. Прогул оформляется в порядке, установленном трудовым законодательством. Правила ведения журнала учета отсутствующих работников разрабатываются Департаментом по управлению персоналом совместно со службой охраны и утверждаются директором предприятия.
3. Правила заполнения табеля
3.1. Табель учета рабочего времени ведется в электронном и бумажном вариантах.
3.2. Электронный вариант табеля вводится работниками, ответственными за табельный учет, в базу данных 1С с учетом следующих требований:
3.2.1. В табеле учета рабочего времени ввод данных производится с разбивкой по дням.
3.2.2. Все виды рабочего времени (общее отработанное время, отработанные ночные, сверхурочные часы) указываются в едином табеле для каждого подразделения.
3.2.3. Наименование подразделения в табеле учета рабочего времени указывается в графе «комментарий».
3.2.4. В графе «дата» табеля учета рабочего времени указывается последнее число отчетного месяца.
3.2.5. Табель, внесенный в электронную базу 1С, проводится непосредственно работником, вносившим данные.
3.3. Кроме этого, работники, ответственные за табельный учет, заполняют табель в формате Excel согласно Приложению 2 и распечатывают его на бумаге. Подписанный табель передается в бухгалтерию на хранение.
3.4. Табель содержит подпись работника, ответственного за его ведение, (в нижнем левом углу), визу непосредственного руководителя этого работника (в нижнем правом углу) и визу руководителя соответствующего Департамента, службы, цеха (ниже подписи работника, ответственного ведение табеля). Подпись ответственного работника и визы руководителей содержат: наименование должности, Ф.И.О., подпись, дату подписания, телефон и E -mail подписавшего.
3.5.1. Данные о сотрудниках вносятся в табель в строгом соответствии с исполнением штатного расписания подразделения.
3.5.2. В случае, если фактическое место работы сотрудника находится в другом подразделении, запись в табеле делается ответственным за ведение табеля подразделения, в штат которого включен этот сотрудник, но по представлению руководителя, в чьем непосредственном подчинении он работает. В этом случае непосредственный руководитель своей подписью (ниже подписи ответственного за ведение табеля с расшифровкой и датой) удостоверяет правильность заполнения табеля на своих подчиненных. Например:
Местом работы контролера ОТК является Цех № 1. Табель на него составляется табельщиком ДКК по представлению мастера смены, в которой работает этот контролер. Мастер расписывается в табеле ниже подписи табельщика ДКК.
Фактическим местом работы уборщицы хозяйственного отдела является склад комплектации. Табель подается хозяйственным отделом по согласованию с заведующим складом комплектации.
3.5.3. В случае, если производится перевод (перемещение) сотрудника в другое подразделение в течение календарного месяца (позднее первого числа), на него оформляется отдельный табель за отработанное время, который подается одновременно с заявлением о переводе. В табеле проставляются часы работы по последний рабочий день (включительно) в данном подразделении, а с даты перевода (перемещения) проставляется «Х». В итоговый табель месяца по подразделению данный сотрудник не включается. В новом подразделении табель оформляется со дня фактического перехода, но после оформления приказа. В предшествующие дни проставляется «Х».
3.5.4. В случае увольнения на сотрудника подается отдельный табель, одновременно с заявлением на увольнение (с докладной запиской – в случае увольнения по инициативе работодателя). В табеле проставляются часы работы по последний рабочий день (включительно), а после дня увольнения проставляется «Х». В итоговый табель месяца по подразделению данный сотрудник не включается.
3.5.5. Работники, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком в возрасте до 1,5 или 3 лет, в табель не вносятся.
3.5.6. Список работников составляется в алфавитном порядке (по первым буквам фамилии).
3.5.7. В правом верхнем углу табеля указывается месячная норма рабочего времени согласно производственному календарю.
3.5.8. Порядковая нумерация в графе 1 ведется по ставкам сотрудников, внесенных в табель (а не пофамильно). Если сотрудник в данном подразделении работает на разных ставках, на него выделяется столько порядковых номеров, сколько ставок он занимает.
3.5.9. В графе 2 арабскими цифрами (1, 2, 3) проставляется группа инвалидности работника. Для здоровых работников проставляется прочерк.
3.5.10. Фамилия, имя, отчество записываются в графе 3 полностью. При этом тщательно выверяется написание фамилии, имени и отчества в случае расхождения принятого называния сотрудника и его документов. В случае смены фамилии, имени, отчества, новые данные вносятся в табель только после издания отделом кадров соответствующего приказа по личному составу предприятия.
3.5.11. В графе 4 (должность) указывается должность сотрудника в строгом соответствии со штатным расписанием. В этой же графе указывается количество ставок (1, 0,5, 0,25 и т.д.).
3.5.12. В графе 6 указывается КТУ (коэффициент трудового участия), определяемый руководителем в соответствии с принятыми на предприятии правилами.
3.5.13. Явки (неявки) указываются в графах 7-22. В графах 7-22 выделяются 4 строки – по две на каждую половину месяца. Первая и третья строки применяются для отметки условных обозначений (кодов) затрат рабочего времени, а вторая и четвертая - для записи продолжительности отработанного или неотработанного времени (в часах, с точностью до десятых долей часа) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату.
3.5.14. В графах 23 и 24 указывается соответственно общее количество дней и часов, отработанных работником в первую и вторую половину месяца. Для этого в указанных графах выделяются две строки. В верхней строке указывается количество дней (графа 23) и часов (графа 24), отработанных работником с 1 по 15 число месяца включительно. В нижней строке указывается количество дней и часов, отработанных работником с 16 по последнее число месяца включительно.
3.5.15. В графе 25 проставляется общее количество дней (смен), отработанных работником в течение месяца. Количество дней, проставляемых в графе 25, должно равняться сумме значений верхней и нижней строк графы 23.
3.5.16. В графе 26 указывается общее количество часов, отработанных работником в течение месяца. Количество часов в графе 26 должно равняться сумме значений верхней и нижней строк графы 24.
3.5.17. В графах 27 и 28 указываются соответственно отработанные работником сверхурочные часы, оплачиваемые по полуторной и по двойной ставкам. В случае, если работник не отработал без уважительной причины месячную норму рабочего времени, сверхурочные часы ему не проставляются.
3.5.18. В графе 29 указывается количество часов, отработанных работником в ночное время. В соответствии с ТК РФ ночным временем считается время, отработанное с 22 00 до 6 00 .
3.5.19. В графе 30 указывается количество часов, отработанных за месяц работником в выходные и нерабочие праздничные дни согласно приказам директора.
3.5.20. В графе 31 указывается количество ночных смен, отработанных работником в течение месяца.
3.5.21. В графах 32-40 указывается количество дней неявок на работу по их видам.
3.5.22. В графе 41 указывается общее количество дней неявок работника. Значение графы 41 должно равняться сумме значений граф 32-40.
3.5.23. Рабочие часы сотрудникам, которым установлен оклад, проставляются в строгом соответствии с графиком работы (8 часов, 4, 2, 24, 12, 1,5 и т.д.). Сотрудникам, которым установлена часовая тарифная ставка, проставляется фактически отработанное время с точностью до десятых долей часа.
3.5.24. В предпраздничные дни продолжительность рабочей смены для работников с полным рабочим днем сокращается на 1 час. Для работников, которым установлен сокращенный рабочий день (7 часов в смену или меньше), продолжительность смены в предпраздничный день не сокращается. Для работников, которым установлен сокращенный рабочий день продолжительностью больше семи часов, продолжительность рабочей смены в предпраздничный день сокращается до 7 часов.
3.5.25. При необходимости работы в предпраздничный день полной рабочей смены (8 часов) издается приказ об организации работы в сверхурочное время. В этом случае сотрудникам проставляется в табеле время, отработанное по приказу. Приказ об организации работы в сверхурочное время готовит отдел организации и оплаты труда по указанию директора предприятия и направляется в соответствующие подразделения не позднее, чем за один рабочий день до смены, указанной в приказе.
3.5.26. При необходимости организации работы в выходной или нерабочий праздничный день издается соответствующий приказ. Отработанное в нерабочий праздничный или выходной день время указывается в табеле в строгом соответствии с приказом. Приказ об организации работы в выходные (нерабочие праздничные) дни готовит отдел организации и оплаты труда по указанию директора предприятия.
3.5.27. Работа в выходной (нерабочий праздничный) день производится в соответствии с положением об оплате труда работников ООО «ХХХХХ» в двойном размере. По желанию работника, работавшего в выходной или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в нерабочий день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.
3.5.28. При совпадении праздничного и выходного дней выходной день переносится на следующий после праздничного рабочий день в соответствии с Трудовым кодексом РФ.
3.5.29. Привлечение работников к сверхурочной работе, а также к работе в выходной (нерабочий праздничный) день допускается только с письменного согласия работника в случаях, предусмотренных ТК РФ, и оформляется приказом. Работы, не оформленные надлежащим образом, в табеле не отражаются и оплате не подлежат.
3.5.30. Отчетным периодом для учета в табеле рабочего времени устанавливается один календарный месяц (с первого по последнее число включительно).
3.5.31. В случае выполнения работником трудовых функций на территории предприятия (вне зависимости от производственной площадки) в табеле проставляется на каждый отработанный день количество отработанных часов в соответствии с настоящим Положением.
3.5.32. В случае нахождения работника не на территории производственных площадок предприятия, или невыполнения им трудовых функций, в табеле проставляется буквенное обозначение использования времени в соответствии с Приложением 3.
3.5.33. В случае использования в один день нескольких видов времени (например, 6 часов работы и 2 часа простоя), табель ведется по одному работнику в две строки.
3.5.34. Отпуска (ежегодные и административные), больничные листы проставляются на все календарные дни, включая выходные (за исключением праздничных дней).
3.6. Начисление заработной платы сотрудникам производится бухгалтерией предприятия на основании табелей учета рабочего времени, внесенных в электронную базу 1С работниками подразделений, ответственными за табельный учет.
3.7. Данные о затратах рабочего времени, вносимые в электронную базу 1С, должны соответствовать данным табелей, заполняемых согласно Приложению 2.
3.8. В табеле не разрешаются никакие исправления и дополнительные пометки.
4. Порядок формирования и представления табелей
4.1. Не реже одного раза в неделю работник, ответственный за табельный учет, собирает по своему подразделению данные об использовании рабочего времени
4.2. При выходе работников в течение рабочей смены службой охраны фиксируется время выхода и возвращения. Если работник выходил не по производственной необходимости (нет увольнительной, и работник не относится к категории А), время отсутствия вычитается из баланса отработанного времени.
4.3. Все опоздания и преждевременные уходы с работы фиксируются службой охраны и вычитаются из баланса рабочего времени. Исключение составляют работники, приходящие на работу позже или раньше уходящие по увольнительным, а также работники, относящиеся к категории А.
4.4. В порядке исключения отдельным работникам, приезжающим на работу на общественном транспорте пригородного или междугородного сообщения, по заявлению работника и ходатайству непосредственного руководителя, может смещаться время начала рабочей мены. При этом завизированное руководителем соответствующего подразделения (Департамента, службы, цеха) заявление работника направляется заместителю начальника Департамента по управлению персоналом, режиму и внутреннему контролю, а копия – в службу охраны.
4.5. Данные о случаях опозданий, самовольных уходов с работы направляются службой охраны заместителю начальника Департамента по управлению персоналом, режиму и внутреннему контролю не позднее 1 числа месяца, следующего за отчетным. Заместитель начальника Департамента по управлению персоналом, режиму и внутреннему контролю составляет аналитические записки о нарушениях работниками режима труда и отдыха и до пятого числа месяца, следующего за отчетным, направляет их руководителям соответствующих департаментов, цехов, служб.
4.6. Данные об использовании рабочего времени заносятся работниками подразделений, ответственными за табельный учет в электронную базу 1С до 17 00 третьего числа месяца, следующего за отчетным.
4.7. Работники подразделений, ответственные за табельный учет, до 17 00 первого числа месяца, следующего за отчетным, заполняют форму табеля согласно Приложению 2, распечатывают их и после проверки и подписи соответствующими должностными лицами передают на хранение в бухгалтерию.
(Постановление от 05.01.2004 г. № 1). Ранее унифицированные бланки были обязательными, работодатели не могли пользоваться собственными наработками, теперь же госкомстатовские образцы носят рекомендательный характер.
Табель рабочего времени (образец заполнения Т-13) адаптирован для автоматизированного оформления. Он используется в подразделениях, которые оснащены турникетами с автофиксацией времени прибытия и убытия персонала и ведется электронный журнал учета рабочего времени. Бланк Т-12 совмещает возможности учета отработанного времени и расчета заработной платы .
В бюджетном секторе используется табельная форма по ОКУД 0504421, образец заполненияее отличается от шаблонов, которыми пользуются коммерческие фирмы. Структура этого документа утверждена Минфином РФ в приказе от 30.03.2015 г. № 52н.
Правила заполнения табеля учета рабочего времени 2018
Документ оформляется ежемесячно в единичном экземпляре. Вносить в него данные можно вручную или при помощи компьютерной техники. Сотрудник, который несет ответственность за достоверность, полноту и своевременность составления табеля, назначается руководителем предприятия приказом.
Как заполнять табель учета рабочего времени:
- документ начинают готовить к заполнению перед началом очередногокалендарного месяца;
- в титульной части должны быть отражены данные о предприятии-работодателе, подразделении, датах начала и окончания учетного периода;
- в табличном блоке вводятся сведения, идентифицирующие работников (Ф.И.О., должность);
- дни месяца разграничиваются по столбцам;
- в ячейках на пересечении дат и фамилий отображается информация об отработанных часах и сменах;
- выходные и праздничные дни должны быть выделены специальными обозначениями;
- данные по отработке по каждому сотруднику заносятся в документ ежедневно;
- сведения о неявках по уважительным причинам должны иметь документальные обоснования;
- для опозданий и прогулов применяют специальные буквенные шифры.
Инспектор по кадрам и другие ответственные лица должны знать, как заполняется табель учета рабочего времени и соблюдать этот порядок. Готовый документ обязательно удостоверяется подписью руководителя компании – без этого элемента бланк не может быть принят к учету бухгалтерией, он не считается действительным.
Табель учета рабочего времени: образец заполнениядля предприятий с частным капиталом
Заполненные формы Т-12 и Т-13 содержат единые цифро-буквенные шифры . Эти символы должны быть расшифрованы на титульной странице. При необходимости ввода дополнительных кодов, они утверждаются субъектом хозяйствования внутренним приказом. Например, явки на рабочие места в дневное время могут быть обозначены шифром «Я» или «01», если работа проводилась в ночную смену, то используют код «Н» («02»). Полный перечень стандартных кодовых обозначений приведен в Приказе Госкомстата № 1, датированном 05.01.2004 г.
Табель учета рабочего времени должен содержать данные не только по Ф.И.О. работника, но и по его текущей должности. Если сотрудник работает на предприятии на двух должностях на условиях совместительства, сведения по отработке вносятся отдельно для каждой должности. Предприятия и ИП вправе самостоятельно разработать шаблон табеля и ввести его в систему внутреннего документооборота своим распоряжением.Пример заполнения табеля рабочего времени (2018) по форме Т-12 можно найти .
Табель учета рабочего времени 0504421: образец заполнения для бюджетников
Форма предназначена для применения только бюджетными структурами. Документ может быть первичным или корректирующим. Для корректировочных табелей необходимо проставлять порядковый номер правок. Бланком предусмотрено два итога по отработке:
- в столбец 20 вводятся данные по отработанному времени за первую половину месяца, которые нужны для начисления аванса;
- в столбце 37 отражается информация по отработке за полный месяц.
Применительно к форме 0504421 образец заполнения не содержит данных об исчисленной заработной плате. Предприятия могут дополнять шаблон документа новыми колонками или строками, но нельзя удалять существующие графы. В учетной политике субъекта хозяйствования должен быть обозначен метод составления табеля:
- Форма 0504421, образец заполнения ее может содержать данные только об отклонениях от нормальной продолжительности смены или трудодня. В итоговых столбцах будут фиксироваться суммарные показатели неявок.
- Также табель 0504421, образец заполнения его может отражать только данные о фактической отработке. В итоговых колонках показывается значение отработки по явкам.
Приведенный здесь образец заполнения табеля в 2018 году методом регистрации отклонений предполагает заполнение двух строк на каждого человека. В нижней строке указывается причина отклонений.Для этого предусмотрены специальные буквенные коды – В (выходные), О (отпуска), К (командировки), А (неявка с разрешения руководства) и т.д. В верхней строке при наличии зафиксированного отклонения проставляется количество часов отсутствия на рабочем месте.
Если у одного человека в течение дня были два основания для невыхода на рабочее место (но в разные часы), то отработка отражается двумя строками, то есть должность и Ф.И.О. работника дублируется строкой ниже.Это необходимо, чтобы отразить одной датой несколько буквенных кодов и идентифицировать количество часов отсутствия по каждой причине отдельно.
Ведение табеля учета рабочего времени осуществляется любой компанией, так как в нем отражаются важные сведения обо всех работниках, позволяющие контролировать трудовую дисциплину. Табель содержит сведения о количестве отработанного каждым сотрудником времени. Исходя из них, руководство решает, кого поощрить, кого наказать депремированием, а бухгалтер начисляет зарплату.
Режимом рабочего времени считается распределение этого времени в диапазоне какого-либо календарного периода. Он строго регламентирует длительность рабочей недели, которая бывает следующей: пять рабочих дней/ два выходных; шесть рабочих дней/ один выходной; скользящий (сменный) график; а также ненормированный рабочий день, часы начала и завершения работы, последовательных рабочих/нерабочих дней и многое другое.
Сменная работа — это вид занятости, при которой производственный процесс не укладывается в разрешенную длительность рабочего дня. В таких случаях вводятся смены — две или более, смотря по необходимости.К особому режиму относится ненормированный рабочий день . Он предусматривает возможность привлечения начальством сотрудника к исполнению его обязанностей вне пределов установленного рабочего времени.
Еще один режим — это гибкий график . Тут рабочее время определяется согласием сторон. Контроль над рабочим временем персонала осуществляет администрация.
В практике применяется учет трех видов:
- поденный — длительность ежедневной работы соответствует установленному законодательству. Начало, конец и длительность рабочего дня не меняются;
- недельный — ежедневные часы работы могут отличаться, но недельные нормы будут строго соблюдены;
- суммированный — аналогичен предыдущему, только отчетным периодом является месяц, квартал и т. д.
Правила ведения табеля учета рабочего времени или как правильно составить табель рабочего времени
Табель использования рабочего времени: как его заполнять? Ниже мы подробно ответим на этот вопрос. Ведение табеля осуществляется как в электронной форме, так и в бумажной, причем последняя форма обязательна. Заполнение данных только на компьютере не допустимо.
Скачать табель учета рабочего времени, его бланк, образец или форму, можно бесплатно в интернете. Образец заполнения табеля рабочего времени, а также заполненный табель учета рабочего времени можно посмотреть и в таких программах, как Консультант плюс и Гарант.
Открытие табеля происходит первого числа ежемесячно. В бухгалтерию его обычно предоставляют дважды: перед начислением аванса, а затем перед начислением зарплаты.
Всем сотрудникам организации присваивается табельный номер, используемый в документах по контролю над трудом и оплатой.
Изменения по причине принятия новых или увольнения старых работников производятся только на основе официальных приказов руководства.
Временные работники, практиканты, которым предусмотрена оплата труда, также вносятся в табель. Но! Не табелируются работающие по гражданско-правовому договору, а совместителям предоставляется отдельный табельный номер.
Заполнять табель надо ежедневно целый месяц, а в последний рабочий день подводится итог по каждому работнику: сколько было неявок и сколько часов отработано. Для заполнения табеля учета рабочего времени нужна форма Т-12 или Т-13, по наличию реквизитов они практически идентичны.
Рассмотрим пошаговую инструкцию по составлению и оформлению табеля учета рабочего времени на основе этих форм.
- Сверху нужно указать название компании. Оно должно полностью соответствовать названию, указанному в учредительных документах.
- Далее заполняются разделы «Дата составления» (зачастую это крайний день отчетного месяца) и «Номер документа».
- Ячейка «Отчетный период» содержит диапазон с 1-го по последнее число месяца.
- Первый столбец первого раздела («Учет рабочего времени») содержит порядковые номера персонала.
- Столбцы 2 и 3 заполняют, исходя из личных карточек (форма № Т-2)
- 4-й и 6-й столбцы — это код затрат и ежедневное отработанное количество часов.
- 5-я и 7-я графы — это промежуточные результаты за первую половину месяца и за вторую соответственно. Верхняя ячейка содержит отработанные дни, нижняя — отработанные часы.
- Столбцы с 8-го по 17-й заполняются в конце месяца. Итог отработанных дней не включает выходные, командировки, прогулы сотрудников, т. е. те дни, когда человека фактически не было на рабочем месте.
- 8-я графа представляет собой сумму верхних ячеек из пятого и седьмого столбцов.
- 9-я графа — сумма нижних ячеек пятого и седьмого столбцов.
- 14-я и 16-я графа — это количество часов и дней.
- 15-я графа содержит код причины неявки.
- 17-я графа — общее число выходных дней за месяц.
Второй раздел табеля ведет бухгалтерия.
Табель учета рабочего времени: условные обозначения, коды и сокращения
Всего предусмотрено 36 кодов в табеле учета рабочего времени сотрудников. Каждый показатель имеет буквенное и цифровое обозначение. Ниже приведена расшифровка табеля учета рабочего времени:
| Показатель | Буквенноеобозначение | Цифровоеобозначение |
| Продолжительностьработы:-дневное время;-ночное время;-выходные/праздничные дни;-сверхурочная работа;вахтовый метод. | ЯНРВСВМ | 102 030 405 |
| Командировка | К | 06 |
| Повышение квалификации:-есть отрыв от работы;-есть отрыв от работы с поездкой в другую местность. | ПКПМ | 0708 |
| Отпуск:-основной оплачиваемый;-дополнительный оплачиваемый;-дополнительный оплачиваемый в связи с обучением;-сокращение рабочего времени в связи с обучением с сохранением частичной зарплатой;-дополнительный неоплачиваемый в связи с обучением;-по беременности и родам;-по уходу за ребенком до его 3-х летнего возраста;-неоплачиваемый, предоставляющийся по разрешению руководства;-неоплачиваемый, предусмотренный законодательством;-ежегодный дополнительный без сохранения зарплаты. | ОТОДУУВУДРОЖДООЗДБ | 9 101 112 131 415 161 856 |
| Временная нетрудоспособность:-с назначением пособия по законодательству;-без назначения пособия. | БТ | 1920 |
| Сокращениерабочего времени, предусмотренного законодательством | ЛЧ | 21 |
| Вынужденныйпрогул (по причине увольнения, перехода на другую работу) | ПВ | 22 |
| Невыходпо причине общественных или государственных обязанностей | Г | 23 |
| Прогулыпо неуважительной причине | ПР | 24 |
| Режимнеполного рабочего времени по решению руководителя | НС | 25 |
| Выходныеи праздничные дни | В | 26 |
| Дополнительныеоплачиваемые выходные | ОВ | 27 |
| Дополнительныенеоплачиваемые выходные | НВ | 28 |
| Забастовка, осуществленная в порядке законодательства | ЗБ | 29 |
| Неявкипо непонятным причинам | НН | 30 |
| Время простоя:-по вине работодателя;-по причинам, не зависящим ни от сотрудника, ни от работодателя;-по вине сотрудника | РПНПВП | 313 233 |
| Отстранение от работы, предусмотренное законом:-с сохранением оплаты;-без сохранения оплаты | НОНБ | 3435 |
| Приостановкаработы по причине задержки зарплаты | НЗ | 36 |
Программы для ведения табеля учета рабочего времени
Для заполнения табеля на компьютере существует множество программ, которые можно заказать в интернете. Благодаря ним, составить электронный табель учета рабочего времени не составит большого труда. Рассмотрим наиболее популярные среди пользователей.
Все операции, функции и возможности максимально упрощены и призваны сократить столь трудоемкий и отнимающий много времени процесс, как подсчет рабочего времени.
Программа обладает интуитивно-понятным интерфейсом, позволяет составлять сменные графики. Чтобы обучиться работе на ней, не требуется никаких курсов. Программа табеля учета рабочего времени написана в Excel. Она имеет возможности для ведения учета:
- рабочего времени;
- ночных рабочих часов;
- дневных рабочих часов;
- времени нетрудоспособности сотрудника;
- отработанного времени в периоды выходных и праздников;
- прогулов;
- недоработки или переработки.
Программа «Табель учета рабочего времени»
Эта программа также создана учитывать рабочее время. Ее можно заказать в интернете за 700−800 рублей. Чтобы ознакомиться с принципом ее работы, можно скачать пробную версию табеля рабочего времени бесплатно. Если в ней есть все, что вам нужно, то ее можно выкупить. Для этого потребуется регистрация и оплата, после чего придет регистрационный ключ, снимающий все ограничения.
Напишите вопрос в форме ниже:
Учёт и контроль - два основных постулата бизнеса. Поэтому табельный учёт актуален для всех компаний, которые имеют в штате хотя бы одного сотрудника. И это не просто внутренние документы для расчёта вознаграждений и выявления нарушений. Это обязанность каждого работодателя, установленная законодательством РФ. Корректность ведения табельного учёта контролируют трудовой и налоговый регуляторы, Росстат и инспекция по труду. Поэтому в компании, имеющей наёмный персонал, должен быть внедрён весь пакет внутренних документов, регламентирующий табельный учёт.
Табель учёта рабочего времени - нормативы, правила и способы ведения
Порядок и правила ведения учёта рабочего времени в организации регламентированы в первую очередь статьёй 91 Трудового кодекса РФ (частью 4), в которой указано, что все работодатели обязаны вести регулярный учёт трудового времени по каждому служащему своего предприятия. Только на основании этого реестра могут быть насчитаны зарплаты и премии, компенсационные выплаты на отпуск и по больничным листам, а также другие дотации работнику. Ежемесячно заполнять табель учёта должны все предприятия, имеющие наёмный персонал, независимо от их правового статуса и организационной формы: и юр. лица, и индивидуальные предприниматели.
Во вторую очередь табель учёта, являясь первичным документом бухучёта и кадрового делопроизводства, подчиняется нормативным требованиям, отражённым в Постановлении Госкомстата России №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты».
Основные требования, которые предъявляются к учётной первичке:
- Вести учёт рабочего времени имеет право только работник предприятия, назначенный на эту функцию приказом, иначе его действия при проверке будут признаны неправомерными, а сам регистр - недействительным. При этом наниматель должен для начала предложить сотруднику выполнять этот функционал за дополнительную плату, а тот имеет право отказаться от этой обязанности. Неоплачиваемая работа по ведению учётного регистра также является незаконной. В итоге до начала заполнения табеля на предприятии должен быть ратифицирован приказ о введении в должность табельщика со всеми реквизитами, в том числе с визой работника об ознакомлении. Должность сотрудника не имеет значения, это может быть:
- Способы ведения учётной первички по отработанному времени не регламентированы законодательством. Ключевое правило здесь - использование любого из способов закрепляется локальным положением о табельном учёте и внутренним трудовым распорядком.
Без регламента, утверждающего правила внутреннего учёта, табель будет признан недействительным
- Ещё в 2013 году нормативными актами было установлено, что каждый работодатель имеет право на своё усмотрение выбирать тот способ учёта, который более удобен для предприятия, это могут быть:
- ручной способ, когда табельщик ведёт реестр на бумажном носителе, регулярно заполняя его от руки. Такой метод имеет место в компаниях, где числится минимальное количество сотрудников и учёт элементарен, например, когда все работают одно и то же количество времени, без переработок;
- электронный вид, к примеру, ведение табеля в программе excel. Это наиболее распространённый для малых и средних предприятий способ. Эксель даёт возможность табельщику при помощи заранее внесённых в файл формул автоматически считать итоговые цифры по каждому сотруднику, отделу, организации и хранить все табели в электронном виде в целом по году;
В формате экселя удобно вести табель
- автоматический табельный учёт - наиболее оперативный онлайн-способ, который, будучи связанным с 1С и пропускной системой предприятия, позволяет контролировать вход/выход каждого сотрудника в режиме реального времени. Каждый руководитель структурного подразделения или гендиректор имеет возможность посмотреть по каждому подчинённому (и по себе) отработанное время. Понятно, что используется такой учёт на крупных предприятиях, а также в ведомствах и госструктурах. Такой способ даёт возможность свести к нулю ошибки, снизить влияние человеческого фактора и автоматизировать процесс.
В программе 1С, связанной с пропускным режимом, учёт ведётся фактически автоматом
- По форме существует четыре возможных варианта ведения табеля учёта:
- Хранение учётных документов должно осуществляться на основании требований архивирования, а также статьи 29 закона № 402-ФЗ. Срок хранения - 5 лет.
Корректность и регулярность заполнения табеля контролируются при камеральных и выездных проверках. Проверить, как ведётся табель, может и инспекция по труду. Поэтому контроль первичной документации - серьёзный процесс для всех работодателей.
Участвует учёт рабочего времени и в статистической отчётности по предприятию.
Табель полезен для корректного внутреннего учёта по определённым видам рабочего времени сотрудников. Он даёт полноценное обоснование денежной демотивации, а также увольнения нерадивых служащих, являясь страховкой нанимателя при трудовых спорах (как внутренних, так и судебных). А ещё табельный учёт при правильном использовании - хороший аналитический инструмент управленческого учёта, на его базе можно регулярно выстраивать графики и проводить анализ эффективности использования рабочего времени на предприятии.
Видеообзор: грамотная организация табельного учёта
Как правильно заполнить табель учёта рабочего времени
Прежде всего нужно усвоить основополагающие требования к ведению табельного учёта:
- Учётный регистр должен основываться на утверждённом на уровне Правительства РФ производственном календаре. Нормативное основание для определения нерабочих дней регламентировано статьёй 112 ТК РФ. В производственном календаре на каждый год определяется количество рабочих, праздничных, а также сокращённых на 1 час предпраздничных дней. Регулируется количество рабочих часов по каждому кварталу, устанавливаются переносы при стандартном рабочем графике.
- Табель открывается с первого календарного дня месяца, закрывается последним днём. При производственной необходимости допускается промежуточная отчётность, которая сдаётся пятнадцатого числа каждого месяца.
- Запрещено вносить данные заранее. Поэтому табель должен быть заполнен и отправлен на согласование в первые рабочие дни по окончании месяца. Тайминг процедуры должен быть установлен во внутреннем акте.
- Учёт может вестись как по структурным подразделениям организации, так и по предприятию в целом. Установить этот пункт нужно во внутреннем регламенте по учёту. Если учёт идёт отдельно, оформляется столько табелей, сколько отделов существует в организации.
- Каждая ячейка в табеле должна быть заполнена.
- При оформлении на работу каждому сотруднику присваивается табельный номер. Неправильным считается изменение этого кода в течение трудовой деятельности человека на предприятии, то есть при изменении должности работника он остаётся тем же. И даже при увольнении человека его табельный номер не присваивается никому ещё в течение трёх лет.
- При заполнении табеля используются унифицированные коды для учёта рабочего времени, утверждённые Госкомстатом. Здесь есть два варианта на выбор - буквенный и цифровой. Какой из них будет использоваться, должно быть определено в регламенте по учёту.
Минфин РФ в своих комментариях по учёту рабочего времени обратил внимание декларантов, что есть 2 вида оформления табеля (смотри Письмо №02–06–10/32007):
- сплошной метод - информация по количеству отработанного времени фиксируется за каждый день месяца;
- метод отклонений - когда фиксируются только показатели, не относящиеся к стандарту производственного процесса (человек отсутствовал на работе, был в командировке, находился в очередном отпуске или отдыхал без содержания и пр.).
Пошаговый алгоритм заполнения табеля
Для образца возьмём унифицированную форму Т-13, которая максимально полно отражает схему. Порядок заполнения следующий:
- Первым делом оформляется шапка табеля, где должны быть указаны стандартные для кадрового учёта реквизиты:
- В табличной форме заполняются ежедневные данные учётного регистра. Содержание столбцов:
- Табель в обязательном порядке должен быть распечатан на бумажном носителе и завизирован ответственными работниками:
Таблица: кодовые обозначения табельного учёта, установленные Госкомстатом
| Цифровой шифр | Буквенный шифр | Значение | Примечание |
| 01 | Я | Явка в дневное время | Используется для обозначения фактического присутствия работника |
| 02 | Н | Явка в ночное время | Выполнение должностных функций в период с 22.00 вечера до 6,00 утра |
| 03 | РВ | Явка в праздничный день | Выполнение обязанностей в дни, которые согласно утверждённому графику являются праздничными |
| 04 | С | Сверхурочные часы | При пятидневном недельном графике рабочая неделя составляет 40 часов. Превышение этого показателя считается сверхурочным периодом. |
| 06 | К | Период командировки | Фиксируется время нахождения работника в поездке по делам организации |
| 09 | ОТ | Период отпуска | Указывается время нахождения сотрудника в отпуске |
| 10 | ОД | Период дополнительного отпуска | Некоторые категории граждан (например, женщины, имеющие детей до 14 лет) имеют право на получение дополнительного отпуска. Он оплачивается в соответствии с законодательством. |
| 14 | Р | Время пребывания в отпуске по беременности и родам | Ставится при наличии больничного листа, который предоставляется женщине на дородовой и послеродовой период |
| 15 | ОЖ | Время декретного отпуска | Проставляется женщинам, изъявившим желание уйти в отпуск по уходу за ребёнком до трёх лет |
| 18 | ДБ | Период отпуска за свой счёт | Обозначение применяется в случаях пребывания работника в дополнительном отпуске без сохранения заработной платы |
| 19 | Б | Период болезни | Оплачиваемый больничный. Сначала проставляется на основании заявления сотрудника. Окончательное фиксирование возможно только после предоставления больничного листа. |
| 20 | Т | Время нетрудоспособности без оплаты | Факт болезни подтверждён справкой из медицинского учреждения. Отсутствие на работе связано с необходимостью ухода за больным родственником без предоставления больничного. |
| 26 | В | Дни выходных или праздников | Отмечаются дни, когда в соответствии с графиком предприятие или отдельный сотрудник не работает |
| 30 | НН | Неявка на рабочее место без объяснения причины | Обычно временное обозначение, когда непонятна причина неявки сотрудника. После объяснения причины буквенное обозначение может измениться. |
Видеоинструкция: как заполнить форму Т-13
Некорректное заполнение табеля - типичные ошибки и алгоритм их исправления
Наиболее распространённой ошибкой при оформлении бланка является кодовая фиксация отпускных дней в период, когда производственным календарём предусмотрены праздничные дни. Если отпуск выпадает на праздничные дни, в табеле проставляется стандартный для всех код - «В» либо «26» (выходной день). А вот выходные в отпускном периоде не учитываются, поэтому в субботу и воскресенье у работника должно стоять «ОТ» или «09» (отпуск).
Не менее типичное несоответствие - неправильное оформление командировочных дней в выходной или праздник. Случается, что человек возвращается из командировки в 00.01, это по трудовому законодательству признаётся днём командировки. И если в авансовом отчёте по командировке фигурирует этот факт, то в табеле и в выходной, и в праздничный день должен стоять код «К/06» (командировка), а не «В».
Вносить исправления в табель нормально и допускается учётной политикой. Если ошибка обнаруживается уже после оформления и подписания табеля, то табельщиком должен быть составлен уточнённый документ. Оформляется он аналогично первичному табелю с одним отличием - в шапке документа фиксируется, что бланк корректирующий, и ставятся правильные коды учёта. Бланку присваивается следующий за первичным порядковый номер. Корректировки должны быть засвидетельствованы документально. К табелю нужно будет приложить служебку, в которой следует отразить причины и основания для уточнений, использовав копии документов.
Например, нестандартная ситуация, когда сотрудник не выходит на рабочее место и его руководитель не в курсе, почему это произошло. По правилам кадрового делопроизводства нужно:
- Руководителю - подготовить докладную и акт об отсутствии на работе.
- Двум работникам - подписать акт в качестве свидетелей.
- Табельщику - указать в документе код «НН/30» (неявка по невыясненной причине).
- По возвращении человека на рабочее место попросить объяснить неявку. Здесь возможны варианты:
- работник предъявляет листок нетрудоспособности - в корректирующем документе меняют запись на «Б/19», копия больничного подшивается;
- документа, подтверждающего уважительную причину, нет - нарушитель трудовой дисциплины должен написать объяснительную. Если причина не признаётся уважительной, в корректировочном табеле указывается прогул. К нему прикладывают копии акта и объяснительной.
Корректировочный табель может быть заполнен двумя способами:
- Продублировать в отчёте показатели, которые не подлежат корректировке, и внести поправки только в те строки, где это необходимо.
- Заполнить только те строки табеля, где нужно изменить данные.
Корректирующий табель составляется, когда надо внести изменения в уже подписанный документ
Ответственность: если табель не ведётся, если есть ошибки
Табельный учёт фиксирует факт отработанного времени, от него зависят сумма фонда оплаты труда, размер социальных взносов и цифры по расходам бизнеса, сокращающим налогооблагаемую базу. Поэтому, если при проведении фискального контроля ИФНС обнаружит ошибки в табеле или вообще его отсутствие, это может повлечь за собой признание бизнес-затрат документально необоснованными. А отсюда может последовать 2 варианта санкций:
- Штраф и пени за сознательное занижение налоговой базы.
- Перерасчёт суммы налогового сбора.
Основные недочёты в ведении табельного учёта подпадают под действие статьи 52.7 КоАП РФ, ей предусмотрены санкции:
- 1 000-5 000 ₽ - штраф, который накладывается на должностное лицо или индивидуального предпринимателя, если нарушение зафиксировано впервые;
- 30 000 -50 000 ₽ - штраф для организации при первом нарушении;
- 10 000-20 000 ₽ - штраф для ИП или руководства, когда нарушение зафиксировано во второй и последующий разы, также за это могут лишить должности гендиректора компании на срок от года до трёх лет;
- 50 000 -70 000 ₽ - штраф для юр. лица при повторном нарушении.
Штрафы налагаются не на прямого исполнителя - табельщика можно демотивировать только внутренними актами. Отвечает за табельный учёт по предприятию руководство компании в целом и ответственное лицо, заверяющее документ.
Ведение табеля - постоянный и ответственный труд, который должен быть оплачен, и относиться к этой обязанности нужно соответственно. Каждый, кому была доверена эта миссия, должен скрупулёзно и точно фиксировать каждую минуту рабочего времени сотрудников компании. Это влияет на мотивацию, регулирует как внутренние взаимоотношения работника и нанимателя, так и внешние трудовые споры. Есть и довольно серьёзная ответственность по этому вопросу, которая вменяется и руководству компании (вплоть до дисквалификации гендиректора), и всей организации в целом.
В этой статье вы найдете:
- Подробное описание, как заполнить табель рабочего времени
- Образец табеля учета рабочего времени
Ведение табеля учета рабочего времени - обязанность работодателя, установленная в статье 91 ТК РФ. Табель учета рабочего времени Т 12 нужно вести на каждого работника с указанием фактически отработанного им времени. Для этого используют:
- табель учета рабочего времени Т 12;
- табель учета рабочего времени Т 13.
Можно использовать унифицированные формы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, или формы, разработанные самостоятельно.
Для чего нужен табель
Табель учета рабочего времени необходим для того, чтобы:
- ежедневно учитывать, как сотрудники используют свое рабочее время, соблюдают ли они установленный режим труда;
- получать данные об отработанном времени;
- рассчитывать зарплату;
- составлять статистическую отчетность по труду для органов статистики.
Два способа ведения табеля
Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда можно вести, используя один из двух способов:
1) метод сплошной регистрации явок и неявок на работу. Его применяют при суммированном учете рабочего времени, когда количество отработанных часов различаются.
2) метод регистрации отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и так далее). Этот метод применяют, когда продолжительность рабочего дня (смены) неизменна.
Образцы табеля учета рабочего времени
Табель составляется в одном экземпляре. В конце месяца заполненный табель должны подписать руководители структурных подразделений и работник кадровой службы. Затем документ поступает в бухгалтерию для расчета зарплаты.
Как правило, табель ведется на сотрудников каждого структурного подразделения. В работе можно использовать как табель Т 12, так и табель Т 13. Табель учета рабочего времени Т 13 используют при автоматизированной обработке учета данных.
Кто ведет табель
Заполнение табеля учета рабочего времени, как правило, поручают уполномоченному на это лицу. Он составляет табель в одном экземпляре, отдает его на подпись руководителю структурного подразделения, работнику кадровой службы и передает в бухгалтерию. На основании данных табеля работникам рассчитывается и начисляется заработная плата.
Чаще всего обязанность вести табель учета рабочего времени возлагается на специалиста по кадрам, бухгалтера или руководителей структурных подразделений помимо их основных функций.
Какие обозначения используют при заполнении табеля
При заполнении табеля можно используют как буквенные, так и цифровые коды, перечень которых приведен на титульном листе унифицированной формы № Т-12, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 года № 1.
Чаще всего используют следующие обозначения в табеле учета рабочего времени:
Я – работа в дневное время;
В – выходные и нерабочие праздничные дни;
Н – работа в ночное время;
РВ – работа в выходные дни;
С – сверхурочная работа;
Б – больничный (период временной нетрудоспособности);
К – командировка;
ОТ – ежегодный основной оплачиваемый отпуск;
ОЗ – отпуск без сохранения заработной платы;
У – учебный отпуск.
Код неявки по причинам в табеле отмечают буквенным кодом «НН» (неявка по невыясненным причинам) или цифровым «30».
Общепринятых условных обозначений для указания какого-либо периода (например, перерывов для кормления ребенка, предоставляемых на основании части 4 ст. 258 ТК РФ) может быть недостаточно. В этом случае организация вправе издать приказ о введении дополнительно условного обозначения буквенным или цифровым кодом (Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденный постановлением Госкомстата РФ от 24 марта 1999 г. № 20).
Как вести табель учета рабочего времени без ошибок
Заполнение табеля казалось бы не должно вызывать затруднений, но на практике встречаются следующие ошибки:
- указана только фамилия и инициалы работника без указания должности;
- нерабочий праздничный день отмечен как рабочий;
- в предпраздничный день рабочее время, сокращаемое на 1 час, отмечено, например, вместо 7 часов 8.
Скачать, а также заполнить без ошибок унифицированную форму бланка Т-12 вы можете бесплатно в интернет-бухгалтерии «Моё дело», предварительно зарегистрировавшись в сервисе по . Все бланки, представленные в сервисе, регулярно обновляются и соответствуют всем требованиям законодательства.
Как вести табель на совместителя
В табеле учета рабочего времени отмечают время, фактически отработанное совместителем. Его продолжительность (в часах и минутах) указывают в нижней строке (графы 4 и 6) формы № Т-12 или во 2 и 4 строках (графа 4) формы № Т-13. Если работник является внутренним совместителем, отработанное время отражают по каждой должности отдельно.
Как отмечать командировку в табеле
Табель учета рабочего времени № Т-12 ведется на командированных сотрудников. Дни командировки отмечают буквенным кодом «К» или цифровым «06». Часы работы в командировке не отмечают.
